Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Responsable del tratamiento

Zefiroft S.A.S. desarrolla y opera MediScan, una plataforma tecnológica que conecta a los pacientes con las dispensadoras farmacéuticas que les entregan sus medicamentos. MediScan no dispensa ni entrega medicamentos.

2. Marco legal

Esta política se expide en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (capítulos 25 y 26 del título 2, parte 2, libro 2, que incorporan los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014), la Ley 1266 de 2008 en lo que aplique, y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

3. Definiciones

• Titular: la persona a quien pertenecen los datos.
• Tratamiento: cualquier operación sobre los datos: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los datos de salud y los biométricos.
• Encargado: quien trata datos por cuenta del responsable.
• Transmisión: comunicación de datos a un encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del responsable.
• Transferencia: envío de datos a otro responsable.

4. Datos que tratamos

5. Datos sensibles

Los datos de salud y los biométricos son sensibles. Solo los tratamos con tu autorización previa, expresa e informada, que se te pide por separado y de forma explícita al registrarte.

Los datos sensibles se usan solo para las finalidades de la sección 6, se protegen con medidas reforzadas y nunca se usan con fines comerciales o publicitarios.

6. Finalidades

• Crear y administrar tu cuenta, y verificar tu identidad al registrarte y al recibir medicamentos.
• Recibir tus fórmulas y gestionar con la dispensadora la solicitud, autorización, programación y entrega de tus medicamentos, en sede o a domicilio.
• Verificar tu afiliación y las autorizaciones ante tu EPS o entidad de salud.
• Programar las entregas de tratamientos de varios meses y avisarte cuándo te toca.
• Enviarte notificaciones sobre tus solicitudes y entregas por la app y correo; por WhatsApp solo si lo autorizas aparte.
• Atender tus consultas por el chat de soporte.
• Cumplir obligaciones legales y regulatorias del sector salud y farmacéutico, y atender requerimientos de autoridades.
• Prevenir fraude y suplantación, y mantener la seguridad de la plataforma.
• Elaborar estadísticas agregadas y anonimizadas para mejorar el servicio.
• Solo si lo autorizas aparte: enviarte mensajes informativos y campañas que no son de una solicitud en curso. Puedes retirar esa autorización cuando quieras sin afectar el servicio.

Lectura automática de fórmulas

Para agilizar tu solicitud, las imágenes de tus fórmulas se procesan con un servicio de inteligencia artificial que extrae los medicamentos y datos de la prescripción. El resultado lo revisa la dispensadora; la IA no toma decisiones sobre tu tratamiento ni sobre la entrega.

7. Con quién compartimos tus datos

No vendemos ni cedemos tus datos con fines comerciales o publicitarios. Los compartimos solo para prestar el servicio:

• Dispensadoras y sus sedes que eliges para recibir tus medicamentos, para gestionar y entregar tu solicitud.
• Tu EPS o entidad de salud y los sistemas de autorización que esta disponga, para verificar afiliación y autorizaciones.
• Domiciliarios, que reciben solo lo necesario para entregarte (nombre, dirección y teléfono), no la lista de tus medicamentos.
• Las personas que tú autorices para reclamar tus medicamentos.
• Proveedores tecnológicos (encargados): Amazon Web Services (alojamiento, Estados Unidos), Anthropic (lectura automática de fórmulas y asistente interno con el que la dispensadora consulta el estado de las solicitudes, Estados Unidos), Google Firebase (notificaciones), servicios de correo electrónico y, solo con tu autorización aparte, Meta (WhatsApp).
• Autoridades que lo requieran en ejercicio de sus funciones.

Transmisión internacional

Tus datos se alojan en servidores de Amazon Web Services en la región us-east-1 (Estados Unidos), y las imágenes de fórmulas y los datos de las solicitudes que consulta la dispensadora se procesan con Anthropic, también en Estados Unidos, país que la SIC reconoce con nivel adecuado de protección. Los encargados están obligados por contrato a tratarlos solo según nuestras instrucciones y con medidas de seguridad.

8. Niñas, niños y adolescentes

Para crear una cuenta en MediScan debes ser mayor de 18 años. Cuando gestionas medicamentos de un menor como beneficiario, actúas como su representante legal y autorizas el tratamiento de sus datos, que se hará respetando su interés superior y sus derechos fundamentales.

9. Tus derechos

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
• Pedir prueba de la autorización que nos diste.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a tus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de agotar el trámite ante nosotros.
• Revocar la autorización o pedir la supresión de tus datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder gratis a tus datos.

10. Cómo ejercer tus derechos

Escribe a zefiroftco@gmail.com o envía tu solicitud por escrito a la Carrera 20A No. 8C-29, Popayán, indicando tu nombre, número de documento, lo que pides y un medio para responderte. Si actúas por otra persona, adjunta el documento que te acredita. El área responsable de atender estas solicitudes es la de Protección de Datos de Zefiroft S.A.S.

Consultas

Se responden en máximo 10 días hábiles desde que las recibimos. Si no es posible, te avisamos el motivo y la fecha de respuesta, que no superará 5 días hábiles adicionales.

Reclamos

Para corregir, actualizar o suprimir datos, o revocar la autorización. Si el reclamo está incompleto, te pediremos completarlo dentro de los 5 días siguientes; si pasan 2 meses sin que lo hagas, se entiende desistido. Se responde en máximo 15 días hábiles, prorrogables hasta 8 días hábiles más avisándote el motivo. Mientras se tramita, el dato queda marcado como "reclamo en trámite".

Para eliminar tu cuenta y tus datos puedes seguir también el procedimiento de eliminación de cuenta.

11. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger tus datos: cifrado en tránsito (TLS), base de datos en red privada sin acceso público, credenciales almacenadas con hash, archivos en almacenamiento privado con enlaces temporales, y acceso restringido por roles y por dispensadora. Ningún sistema es infalible; si ocurre un incidente que afecte tus datos, lo informaremos a la SIC y a ti según la ley.

12. Conservación

Conservamos tus datos mientras tengas una cuenta activa y, después, solo durante el tiempo que exijan las normas del sector salud, contables o de atención de reclamaciones. Cumplido ese plazo, se suprimen o se anonimizan.

13. Autorización y cambios a esta política

La autorización se te pide de forma expresa al registrarte en la app, con una casilla por cada finalidad, sin marcar, y queda registrada con su fecha, versión y medio. Puedes ver y retirar tus autorizaciones opcionales desde tu perfil en la app. Usar la app no equivale a aceptar esta política.

Si cambiamos esta política, publicaremos la nueva versión aquí y te avisaremos en la app. Si el cambio afecta las finalidades del tratamiento o la identidad del responsable, te pediremos una nueva autorización antes de seguir tratando tus datos.

14. Vigencia

Esta política rige desde el 11 de octubre de 2026 y reemplaza la publicada el 12 de mayo de 2026.